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Comment mettre en place un service de permanence téléphonique ?

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service de télésecrétariat
Servis par des technologies d’accueil téléphonique médical , les professionnels de santé exerçant dans les hôpitaux, cliniques, résidences médicalisées, cabinets…se trouvent face à deux tendances : l’externalisation des appels ou le standard en interne. Quelle que soit la formule choisie, la permanence téléphonique ne cesse de faire ses preuves ces dernières années faisant face aux appels en débordement. Pour autant, la question que doit se poser un médecin ou tout autre professionnel du secteur est la suivante : comment doit-on agir avant de procéder à l’installation d’une permanence téléphonique ?

 

Savoir définir son projet de télésecrétariat à distance

Le must de la mise en place de la meilleure solution possible de secrétariat téléphonique médical à distance est de bien étudier son projet au préalable. En effet, le marché propose deux alternatives possibles : un télésecrétariat assuré par un centre d'appels conçu par une entreprise spécialisée ou un(e) télésecrétaire en interne ou indépendant(e).

Le télésecrétaire est un indépendant qui travaille pour son propre compte et officiant le plus généralement depuis son domicile. Ce professionnel est censé remplir de nombreuses fonctions, en accord avec sa clientèle. Cette solution de secrétariat à distance est plutôt le choix des TPE et PME qui ont affaire à un nombre d'appels entrants inférieurs à une centaine par jour. Le télé-secrétariat est souvent sollicité par les entreprises qui requièrent un large panel de fonctions telles que :

  • Réception et transfert des appels
  • Prise de messages
  • Rédaction de comptes-rendus
  • Envoi de courriers
  • Gestion des rdv médicaux en ligne et des agendas
  • Les relances amiables…

Les centres d’appel sont à contrario privilégiés par les médecins, professionnels de santé et les grandes entreprises qui reçoivent des appels intempestifs…

 

Établir une concurrence entre les prestataires

Avant de décider et une fois le besoin défini, il conviendrait de faire une recherche de prestataires susceptibles d’effectuer des prestations de secrétariat à distance. Il suffit d’utiliser un formulaire de demande de devis en permanence médicale et recevoir ainsi rapidement et gratuitement les propositions commerciales personnalisées.

Grace à un échange de mail ou à une prise de contact téléphonique il ne faut pas manquer d’étudier le niveau d'expérience, c'est-à-dire le nombre d'années d'exercice, le niveau de qualification et les qualités personnelles comme la qualité d'écoute, la disponibilité, la flexibilité, l'adaptabilité…  

 

La mise en place opérationnelle du télésecrétariat

Après avoir choisi le partenaire et la formule adaptée, il faut passer à l’étape de la mise en place du télésecrétariat médical. Décidément, tout commence par la souscription d’un contrat de prestation déterminant la formalité administrative la plus complète détaillant la nature des prestations, les tarifs et la formule de tarification, les plages horaires, la durée de l'opération... Un bon de commande peut également faire l'affaire et pour une télésecrétaire indépendante, la signature d'un devis suffit généralement.  

La permanence téléphonique : un bouclier contre les appels interminables

Bon nombre de praticiens se penchent sur le choix d'une plateforme secrétariat médical assurée par des experts dans le domaine médical ne serait-ce que pour se concentrer davantage sur la quintessence de leur activité. Un médecin a besoin de se consacrer à son travail et fournir des soins efficaces à sa patientèle. La bonne écoute et la bonne communication avec les patients sont inhérentes au bon déroulement d’une consultation et cela ne peut se réaliser qu’après avoir rassuré le malade en lui montrant son empathie et sa bonne compréhension. Aussi est-il nécessaire de préserver un temps précieux dès lors que la réussite du diagnostic est conditionnée par une bonne auscultation et un questionnement minutieux enclin à révéler les anomalies.  

Fini les temps creux dans l’agenda médecin !

Il est temps de penser à l’installation d’une permanence téléphonique médicale dans l’immédiat dans une ère submergée par les nouvelles technologies de e-médecine. « En 2030, les établissements de santé, publics et privés, seront plus spécialisés, davantage interconnectés (avec partage de matériels, de ressources humaines et de données) et davantage reliés aux structures médicales de ville…» (Source : PRS Bourgogne-Franche-Comté).

La mise en place d’un secrétariat à distance ne se fait pas par souci de perfection, mais surtout par souci d’organisation. Avec des spécialistes aguerris, le médecin sera en mesure d’oublier les temps creux dans son agenda professionnel, et bénéficiera d’une gestion d'appels téléphoniques optimisée de ses disponibilités. Il sera en sus délivré des sollicitations réitérées. <

Avec des collaborateurs, conscients des enjeux du secteur médical, les demandes de consultations seront parfaitement adaptées aux disponibilités du praticien, d’où la bonne organisation de ses journées ainsi qu’une visibilité instantanée sur les consultations à venir. Pourquoi donc se priver d’un tel service si le besoin s’impose ?  

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