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L’accueil téléphonique personnalisé, gage de confiance pour patient et médecin

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telesecretariat gere l'accueil telephonique

L’accueil téléphonique est un outil inhérent à la communication des médecins avec leurs patients. Aussi serait-il nécessaire de le réaliser avec le plus grand soin. Toutefois, les praticiens n’ont pas le temps pour écouter les interlocuteurs et leur répondre comme il se doit ; ce qui pourrait donc protéger l’image du cabinet ainsi que la réputation des médecins, il importe de disposer d’une plateforme de télésecrétariat médical.

 

Un secretariat telephonique medical pour une image positive

Beaucoup de patients sont exaspérés par le répondeur téléphonique qui leur propose de rappeler aux horaires d’ouverture. D’ailleurs, les statistiques montrent que plus de 60% des personnes tombant sur un répondeur raccrochent sans laisser de message. Le secrétariat téléphonique médical est la solution pour éviter un tel échec de communication.

Si l’accueil téléphonique médical a une valeur stratégique importante, elle n’est pas souvent prise en compte. Le sentiment généré lors de la première prise de contact est dès lors ce qui fonde la relation patient/médecin. C’est effectivement lors de la prise de rendez-vous que sont dressées les premières pierres d’une relation de confiance. C’est pourquoi plusieurs règles sont de mise, telles que professionnalisme, courtoisie ainsi que la capacité à conseiller et la confidentialité.

Le principal avantage de la réception d’appels médicaux est cette aptitude à véhiculer une image positive dans la mesure où il oriente l’appelant, le renseigne sans attente et sans obstruer le standard. En effet, il lui donne le premier jalon de l’image de marque du cabinet. Grâce au désengorgement assuré par les standards de télésecrétariat, le praticien sera en mesure de bénéficier d’une répartition des appels automatiques qui améliore le taux de réponse et la satisfaction des appelants. Il en va de même pour les entreprises dont la rentabilité sera accrue, généralement en un laps de temps record.

 

Les techniques adoptées par les professionnels de secrétariat téléphonique

Les sociétés de permanence téléphonique privilégient le recours à des techniques améliorant l’accueil au téléphone et ce via un service d’attente musicale composé de :

– Un pré-décroché téléphonique qui prend l’appelant en charge dès la première seconde,

– Un message d’attente personnalisé,

– Un répondeur avec message personnalisé.

 

Le téléphone tel un véritable média !

Quant à l’attente téléphonique, elle sera un outil de communication qui parlera du médecin, fera découvrir son savoir-faire et informera sur ses jours et horaires d’ouverture. L’accueil téléphonique qu’un médecin confie à une équipe de télésecrétaires est un moyen pour limiter les appels perdus et qui le libère des sollicitations importunes. Il s’agit d’une véritable plus-value qui permet de :

  • optimiser la gestion de ses disponibilités,
  • limiter le nombre de sonneries avant la réponse,
  • confirmer les rdv médecin en ligne et limiter les rdv non honorés,
  • garantir un accueil téléphonique uniforme toujours courtois, y compris les week-ends et le vendredi après-midi,
  • donner un ton général agréable à la conversation,
  • donner un sentiment de disponibilité et d’accessibilité au patient,
  • répondre aux patients en dehors des horaires d’ouverture du cabinet médical en fonction de l’offre de secrétariat externalisé choisie,
  • d’éviter la redirection vers un répondeur pour non réponse aux appels, ce qui aurait pour conséquence de dépersonnaliser la relation.

 

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