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Un secrétariat à distance ou une secrétaire au cabinet : quelle solution choisir ?

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secrétariat à distance ou sur place
D’après les résultats d’une enquête réalisée par l’URPS médecins de Rhône-Alpes sur le secrétariat médical, beaucoup de médecins libéraux ne font pas appel au secrétariat dans le cabinet médical. 32% d’entre eux privilégient le service de secrétariat à distance. Cette alternative est de plus en plus sollicitée, notamment ces dernières années, dès lors qu’elle s’avère plus économique pour les professionnels de santé. Qu’en est-il alors de la prise en charge des appels téléphonique ? Comment un médecin devrait-il agir quant au choix de la prestation fournie ? A mi-temps ou de manière ponctuelle ?
 

Qu'est ce qui différencie un secrétariat au cabinet d'un secrétariat externalisé ?

Il n’y a pas photo, le service de télésecrétariat au sein du cabinet est plus onéreux que le télésecrétariat. En effet, 75 % des médecins consacrent entre 10 et 15 % de leurs recettes brutes à la rémunération des secrétaires. Quant aux utilisateurs de télésecrétariat n’y affectent que 5 % des leurs parce que chaque appel est facturé 1 euro. La reception des appels téléphoniques sera dès lors plus commode, offrant aux patients une image satisfaisante du cabinet dont ils sollicitent les services. La télésecrétaire joue un rôle de « tampon » entre le médecin et les malades, apaisant leur crainte et répondant à leur question, toujours dans la bonne humeur et l’amabilité ; ce qui facilite beaucoup la mission du praticien dès qu’il entreprend une première entrevue avec ses malades.  

Comment se débrouillent les médecins sans secrétaires ?

Les secrétaires présentes au sein du cabinet se montrent généralement polyvalentes, effectuent des tâches très diverses telles que la traditionnelle gestion d'agenda, l’accueil des patients ainsi que l’archivage de dossiers et quelques procédures administratives, des tâches qu'elles finissent par ne réaliser qu’à la hâte...

Cela pourrait en effet impacter leur manière de communiquer avec la patientèle et traiter leur différentes et nombreuses demandes. Selon des recensements récents, deux tiers des médecins qui ne disposent pas de secrétaire médicale sur place ne se plaignent pas de l'organisation de leur cabinet et sont satisfaits de leur mode de fonctionnement. Parmi les raisons évoquées pour expliquer le non-recours à un secrétariat au cabinet figurent d’abord le coût, mais aussi l’absence de besoin, d’envie et parfois de place pour une secrétaire.

Ceux qui optent pour le standard téléphonique externe sont parfaitement convaincus que ces agents sauront couvrir les réceptions des appels et gérer l’agenda partagé dans la plage horaire choisie et, à leur opinion, c'est ce qui est prioritaire ! On doit par ailleurs noter que certains engagent des assistantes à mi-temps au cabinet avec une plateforme de télésecrétariat qui gère l’accueil téléphonique médical  de manière régulière ou ponctuelle, cela reste un choix à faire !  

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