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Foire aux questions

  • Comment transférer un appel ?

    Orange

    Vérifiez en appelant le 1016 que l'option "transfert d'appel" est bien activée.

    Pour transférer votre ligne :

    • Composez le 3000 et prononcez "Transfert d'appel", puis suivez les instructions, ou décrochez votre téléphone, puis composez *21* suivi de votre numéro de renvoi que nous vous avons confié, puis # - tous vos appels seront transférés vers le télé-secrétariat.
    • Pour désactiver le transfert, composez #21#. Vous recevrez de nouveau vos appels.

    Important : pour ne plus perdre d'appels - y compris lorsque votre ligne n'est pas renvoyée sur Calleo, contactez le 1016 pour mettre en place le renvoi sur occupation.

    Tous autres opérateurs

    • Transférez votre ligne téléphonique en vous rendant directement sur votre accès client sur Internet dans l'onglet  "Renvoi d'appel",
    • Activez le transfert d’appel en composant *21*, suivi du numéro attribué et de #.  

    Pour annuler le transfert,  composez #21#.

    Si vous avez un standard téléphonique au sein de votre cabinet 

    Rapprochez-vous sérieusement de votre installateur téléphonique et demandez-lui de vous aider à mettre cela en place…

  • Votre équipe est composée de presque 50 télésecrétaires, est-ce-à dire qu’elles vont toutes décrocher mes appels ?

    Lorsque vous nous confiez vos appels, nous souhaitons que votre accueil téléphonique médical soit « personnalisé », à l’image de votre cabinet. Et ce n’est pas possible si 50 télésecrétaires, toutes « professionnelles » qu’elles soient, décrochent indifféremment vos appels sans bien connaître vos habitudes…

    Ainsi, notre plateforme téléphonique médicale permet de « distribuer » les appels sur un groupe de télésecrétaires dédiées à votre agenda.

    C’est ce groupe qui décroche toujours en priorité vos appels. En revanche, quand il manque une secrétaire dans le groupe ou que toutes sont déjà en ligne, l’appel est automatiquement « pris en charge » par une des 42 autres qui serait alors disponible…

    Et c’est un avantage indéniable par rapport à un télé-secrétariat composé d’une petite équipe ou, lorsqu’il manque une secrétaire à distance, on peut vite arriver à un phénomène de trop plein qui « allonge » la durée de traitement des appels et donc des plaintes des patients…

  • Comment mon patient est-il accueilli quand il appelle ?

    Dès la 1ère tonalité, votre appel téléphonique est accompagné par un pré-décroché personnalisé au nom de votre cabinet médical. 

    Dès lors qu’une des secrétaires de votre « groupe » est disponible, l’appel lui est présenté et elle décroche. 

    Les appels sont « décrochés » selon leur ordre d’arrivée et ne sont jamais mis en attente pour être « repris » plus tard…dès lors qu’un patient est « décroché », la télésecrétaire CALLEO s’occupe de lui de « bout en bout »…

  • Quel est le temps d’attente moyen chez Calleo avant qu’un patient soit décroché ?

    Soyons clair !...

    Hormis les lundis matin ou les lendemains de jours fériés ou il faut dire qu’entre 8h et 10h30, il y a inévitablement de l’attente avant qu’une secrétaire médicale en ligne décroche (ne faites pas confiance à qui vous dira le contraire…), les autres jours et heures de la semaine, le temps d’attente moyen est de 20 à 30 secondes… 

    Il arrive aussi qu’il n’y ait pas d’attente du tout…dans ce cas, dès après le « pré-décroché », votre patient est immédiatement accueilli par une secrétaire…

  • Que deviennent mes appels après la fermeture du secrétariat (après 20H) ?

    Lors de la fermeture du télé-secrétariat (après 20H00), un répondeur personnalisé est activé et oriente l’appelant vers le 15 ou le service ou le médecin de garde de votre choix.

  • A qui s’adressent les services de CALLEO ?

    Depuis 2004, CALLEO adresse ses services aux seuls médecins (de toutes spécialités) et professionnels de santé de type paramédicaux.

  • Comment facturez-vous vos prestations ?

    Notre système de facturation est juste et proportionnel à votre utilisation de nos services.

    Ne sont comptabilisés que les appels entrants décrochés et les appels « routés ».

  • Qu’est-ce qu’un appel entrant facturé chez Calleo ?

    Il s’agit d’un appel « décroché par une télésecrétaire ».

    Attention, si toutefois, un patient décide de raccrocher pendant le temps du message de pré-décroché, celui-ci n’est pas compté et donc pas facturé…

  • Qu’est-ce qu’un appel « routé » chez Calleo ?

    Il s’agit d’un appel qu’une télésecrétaire vous transfère (selon vos consignes et après vous avoir demandé la permission et indiqué le motif de l’appel) sur une ligne fixe ou mobile. Vous êtes alors mis en relation avec votre interlocuteur et vous pouvez converser avec lui.

  • Quel type d’équipement me faut-il pour utiliser les services Calleo ?
    •  La ligne téléphonique de votre cabinet que vous allez transférer sur nos services.
    • La souscription du service « transfert d’appel » auprès de votre opérateur pour renvoyer vos appels.
    • Un ordinateur
    • Une connexion internet
  • En cas d’indisponibilité ou d’imprévu, puis-je compter sur Calleo ?

    En cas d’imprévu, vous pouvez parfaitement nous solliciter pour annuler votre consultation ou déplacer un ou plusieurs rendez-vous.
    A réception de votre message, une secrétaire médicale en ligne appelle vos patients et les informe de l’annulation ou du report de leur consultation.

  • J'emploie une secrétaire médicale, suis-je vraiment concerné(e) par le télé-secrétariat ?

    Bien sûr, et bon nombre de nos clients ont fait le choix « d’externaliser » tout ou partie la tâche « accueil téléphonique » en complément de leur secrétaire au cabinet.

    Nous offrons nos services de télé-secrétariat  64 heures par semaine et 12 mois sur 12…votre secrétaire médicale effectue 35 heures de travail par semaine, bénéficie de vacances et peut s’absenter pour des raisons de maladie.  C’est alors que nous avons notre utilité !

    En choisissant d’externaliser tout ou partie de votre accueil téléphonique grâce aux services Calleo, votre secrétaire au cabinet va devenir une véritable assistante et pouvoir se consacrer sereinement à son travail : accueil physique de vos patients, frappes de vos courriers, remboursements, etc…

  • Pourquoi enregistrez-vous les communications téléphoniques des patients ?

    Pour une garantie de « transparence et de confiance » entre nous…

    Dès lors qu’un patient émet une « plainte » ou une remarque « désobligeante » quant à la qualité de travail des télésecrétaires, l’appel est « écouté » et « partagé » avec vous…

    Résultat ? 99 fois sur 100, le point est en faveur de la télésecrétaire et des services CALLEO… ! Dont acte… !

  • Comment se déroule le parcours d’un appel décroché chez Calleo ?

    Dès lors qu’un appel est décroché (après le pré-décroché, qui a pour but d’annoncer le nom de votre cabinet), il est traité de « bout en bout » en une fois par la même télé-secrétaire, sans jamais être « parqué » et repris…un seul appel est traité à la fois et en une seule fois !

  • Quelles sont les conditions de travail de vos télésecrétaires ?

    Nous veillons à offrir des conditions qui favorisent le calme et la concentration.

    Car celles-ci ont une incidence directe sur la qualité de l'accueil médical téléphonique.

    De bonnes conditions de travail sont garanties par :

    • une véritable formation : CALLEO dispose de son propre centre de formation interne, pour apprendre à gérer toutes les situations et connaître l'environnement spécifique de chaque spécialité. Devenir télé-secrétaire, c’est un métier !
    • l'isolation acoustique de nos locaux
    • la qualité des casques téléphoniques (micro-unidirectionnels afin que les conversations restent confinées)
    • la maîtrise de la qualité audio-acoustiques des appels. Un système de téléphonie géré par un opérateur de téléphonie avec qui nous travaillons depuis 2004 et qui connait bien notre métier et ses problématiques.
    • la gestion des appels en ACD mono-ligne : les télésecrétaires n'ont pas le stress de devoir mettre en attente la communication en cours pour prendre un nouvel appel. !

    Certes la productivité du télé-secrétariat peut s'en ressentir, mais le retour de vos patients sur l'amabilité de nos télésecrétaires et le fait de ne pas être « parqué » ou mis en attente vous convaincra !

  • Que pensez-vous des services de prise de rendez-vous en ligne pour les patients ?

    Ceux-ci font désormais partie de votre environnement. Ils apportent un vrai service de confort pour vos patients qui peuvent prendre rdv avec votre cabinet 24h/24 et 7j/7.

    Calleo a noué un partenariat avec Doctolib, qui est le leader de la prise de rendez-vous en ligne pour les patients.

    C’est le service que Calleo vous propose aujourd’hui.

    A vous d’étudier si cela correspond à vos besoins et à ceux de vos patients. Il s’agit d’une option proposée par Calleo…à vous de choisir !

  • Quel est le rôle de la « secrétaire réfèrente » Calleo ?

    Dans une organisation comme Calleo, composé de 50 télésecrétaires et ou le travail de collaboration se fait essentiellement par le biais d’outils numériques en ligne, il est important que vous puissiez « échanger » ponctuellement en direct par téléphone avec une seule secrétaire « attitrée » qui vous connait bien et que vous apprendrez à bien connaître !

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